Kabar Nusantara - Jakarta Selatan, 14 Oktober 2025 – Kegiatan Community of Practice (CoP) Jakarta Selatan Archives kembali digelar dengan tema “Berbagi Praktik Baik Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis di Lingkungan Kota Administrasi Jakarta Selatan”. Acara yang berlangsung pada hari Selasa (14/10/2025) di Ruang Utama Gelatik ini dibuka secara resmi oleh Asisten Administrasi dan Kesejahteraan Rakyat Sekko Kota Administrasi Jakarta Selatan, Tomy Fudihartono.
Dalam
sambutannya, Tomy menegaskan pentingnya pengelolaan arsip yang baik dan benar
sesuai Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, yang mengamanatkan setiap organisasi
untuk mengelola arsipnya secara profesional. “Arsip memegang peranan penting
sebagai pusat memori organisasi sekaligus pendukung pengambilan keputusan
strategis untuk memajukan organisasi menuju pelayanan publik yang lebih baik,”
ujar Tomy.
Kegiatan
ini dihadiri oleh para arsiparis dari tingkat kecamatan, pengelola arsip di
tingkat kelurahan, serta perwakilan dari Bagian Sekretariat Kota Administrasi
Jakarta Selatan. Berbagi praktik baik ini bertujuan memberikan pemahaman
mendalam terkait penggunaan instrumen pengelolaan arsip dinamis, yang meliputi
Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses
Arsip Dinamis, serta Jadwal Retensi Arsip.
Narasumber
utama, SME Irawan, memaparkan materi bertema “Alih Media Arsip Dinamis” pada
CoP Triwulan (TW) 4, yang merupakan kelanjutan dari tema-tema sebelumnya pada
TW 2 dan TW 3, dengan fokus pada penyelesaian masalah kearsipan di Kota
Administrasi Jakarta Selatan. “Sistem arsip di Jakarta Selatan telah
direplikasi oleh berbagai instansi dari provinsi, kabupaten/kota, hingga kampus
di seluruh Indonesia. Praktik baik ini tidak hanya menjadi inovasi unggulan
Jaksel, tetapi juga telah tiga kali berturut-turut meraih penghargaan dari
Gubernur DKI Jakarta,” tegas Irawan.
Perwakilan
dari BPSDM Pemprov DKI Jakarta, Ima Rohimah, menyoroti pentingnya membangun tim
yang hebat dan solid untuk keberlanjutan CoP Knowledge Management. Ia
menekankan bahwa pendekatan ini krusial dalam penguatan berbagi pengetahuan,
khususnya tacit knowledge, agar pengetahuan organisasi tidak hilang dan
terus dapat dimanfaatkan secara berkelanjutan. “Berbagi pengetahuan, terutama tacit
knowledge, adalah kunci untuk memastikan pengetahuan organisasi terus
bermanfaat dan dapat dimanfaatkan secara optimal oleh seluruh elemen
organisasi, sehingga mendukung inovasi dan efisiensi kerja jangka panjang,”
ungkapnya.
Sementara
itu, Kepala Pusdatin BPSDM Pemprov DKI
Jakarta , Andhika Karuniawan Ananda yang dihubungi secara terpisah, menegaskan
komitmen BPSDM dalam mendampingi CoP secara intensif melalui tugas para
Widyaiswara untuk memberikan pendampingan yang utuh dan terpadu. Ia menyoroti
kemajuan signifikan dari pendampingan pada TW 2 dan TW 3, di mana berbagai tema
yang dibahas oleh CoP SKPD telah memperkuat fondasi knowledge management.
“Pendampingan pada TW 2 dan TW 3 telah menunjukkan penguatan signifikan, dan kami
optimistis TW 4 ini akan semakin memperkuat CoP Knowledge Management di
lingkungan SKPD Pemprov DKI Jakarta, sehingga meningkatkan pelayanan publik
menuju visi Jakarta sebagai kota global yang berbudaya,” tuturnya.
Syaifulloh,
Principle Consultant dan Deni, C
sebagai Anggota Konsultan, mengatakan bahwa Implementasi Knowledge
Management di SKPD Pemprov DKI Jakarta, pada CoP TW 3 dan TW 4 menunjukkan peningkatan
signifikan dalam berbagai aspek, seperti inovasi implementasi knowledge
management, efektivitas manajemen pengetahuan, hingga integrasi teknologi
dan data. “Kegiatan CoP ini mendorong kolaborasi lintas sektor, aksesibilitas,
dan skalabilitas pengetahuan untuk pelayanan publik yang lebih baik,” ujarnya.
Para peserta CoP, yang telah mendapatkan Surat
Keputusan (SK) sebagai anggota tetap dari unsur Pemkot, kecamatan, dan
kelurahan, diharapkan mampu mengaplikasikan ilmu yang diperoleh untuk
memperbaiki pengelolaan arsip di unit kerja masing-masing. Dengan dukungan
pimpinan dan pendampingan terpadu, CoP Jakarta Selatan Archives diharapkan
terus berkembang, mendukung terciptanya tertib arsip, serta memperkuat
pelayanan publik menuju Jakarta sebagai kota global yang berbudaya.
