Kabar Nusantara - Jakarta, Dalam
hiruk-pikuk kegiatan pemerintahan yang sering kali memerlukan keputusan kilat
dan adaptasi mendadak, para protokoler Pemprov DKI Jakarta punya cerita unik
yang jarang terdengar. Itulah yang terkuak dalam sesi "Bincang
Keprotokolan Pemprov DKI Jakarta", kegiatan Community of Practice (CoP)
Knowledge Management (KM) Biro Keprotokolan yang berlangsung di Lantai 23
Gedung Ali Sadikin, Balaikota DKI Jakarta, Selasa pagi ini. Bukan sekadar
nostalgia, acara ini menjadi jembatan untuk mengubah pengalaman harian yang
intuitif—atau tacit—menjadi aset pengetahuan yang terstruktur dan dapat
dibagikan.
Moderatori sesi bincang
Keprotokolan Pemprov DKI Jakarta, Joni, Kasubag Protokol yang dikenal dengan
kemampuannya berpikir cepat dan mengambil keputusan tepat waktu, membuka
diskusi dengan kisah pribadinya yang langsung menyentuh inti profesi ini.
"Ketika bekerja, ada
persiapan acara melalui perwira acara, berbagi tugas dengan rinci setiap tugas,
mengawal kegiatan atasan agar berjalan lancar. Bertugas ke seluruh DKI Jakarta
akhirnya membuat kita tahu wilayah dengan baik, yang menjadi aset berharga
untuk efisiensi tugas," ceritanya, seolah mengajak peserta lain menyelami
dunia protokol yang penuh dinamika.
Alur diskusi pun mengalir
seperti acara protokol yang terkoordinasi rapi. Evi Sitorus berbagi bagaimana
penugasan mendadak sebagai MC atau pembawa acara sering kali tanpa persiapan
matang, tapi justru menjadi pelajaran berharga untuk tetap tenang di bawah
tekanan. Reiyhan menambahkan warna dengan pengalamannya "protokol rasa
ajudan", di mana peran staf protokol membawa rasa bahagia meski ditempa
kondisi tanpa persiapan, dengan sisi positif seperti bertemu banyak orang
hebat.
Subhan, dari bagian
protokol, menceritakan bahwa ia belum pernah ikut pelatihan keprotokolan
formal, tapi belajar dari tugas kelurahan hingga menulis undangan "Yang
Terhormat" untuk dibacakan atasan, dibantu mesin, serta mendampingi
kegiatan. "Penugasan harus ditugaskan kemana saja, akhirnya tahu wilayah
secara mendalam," katanya. Sementara Arri dari Subbagian Protokol 3
menekankan sikap tenang dalam menghadapi tantangan: "Semua harus dilalui,
dihadapi, dirasakan. Ada kondisi silent yang dilaksanakan saat pendaratan,
banyak tempat yang kita kunjungi, akses didapat tidak semua orang rasakan,
ketemu banyak orang hebat."
Cerita-cerita ini tak
berhenti di permukaan; mereka menjadi bahan bakar untuk diskusi mendalam
tentang model SECI—Socialization, Externalization, Combination,
Internalization—yang mengubah pengalaman tacit seperti penugasan mendadak
menjadi dokumentasi explicit, membangun budaya berbagi yang lebih kuat.
Kabag Protokol Ahmad
Thohari menekankan urgensinya: "Pengalaman tacit seperti penugasan
mendadak harus dibukukan menjadi explicit melalui repositori KM. Ini akan
mengubah pengetahuan intuitif menjadi aset organisasi yang bisa dibagikan,
mencegah hilangnya wawasan saat pergantian staf." Ujarnya.
Joni, sebagai moderator,
menambahkan sentuhan pribadi yang memperkaya diskusi: "Sebagai protokoler,
pengalaman saya dalam berbagi tugas rinci dan mengenal wilayah DKI membuat saya
sadar betapa pentingnya KM. Ini bukan hanya tugas, tapi membangun rasa bahagia
dan ketenangan dalam menghadapi situasi mendadak."
Syaifulloh Principle
Consultan PT Madep Jakarta yang menjadi pendamping program ini mengatakan bahwa
SECI sebagai kunci dengan penjelasan mendalam. Selanjutnya, combination
memungkinkan integrasi dengan data GIS wilayah untuk menciptakan peta penugasan
interaktif, sementara internalization melalui simulasi pelatihan akan
menguatkan kemampuan adaptasi tim, sehingga level KM secara keseluruhan naik dan
mendukung inovasi protokol yang lebih efektif di masa depan.
"Dalam model SECI,
socialization seperti sharing pengalaman mendadak di sini adalah langkah awal
yang krusial untuk membangun ikatan tim. Namun, kita harus melanjutkan ke
externalization melalui dokumentasi sistematis, seperti mencatat prosedur penugasan
mendadak dalam repositori KM, agar pengetahuan tacit menjadi explicit dan mudah
diakses”. Pesannya.
Sementara Didik, konsultan lainnya memuji dinamika CoP dengan
analisis yang lebih dalam. Dengan fondasi ini, CoP bisa berkembang menjadi
katalisator inovasi, seperti pengembangan tools digital yang memfasilitasi
dokumentasi real-time, sehingga mempercepat transformasi pengetahuan tacit menjadi
aset strategis organisasi.
"CoP di Biro
Keprotokolan sudah organik, terlihat dari sharing pengalaman lapangan yang
hidup dan autentik, di mana staf merasa nyaman berbagi tantangan seperti
kondisi silent atau penugasan mendadak. Ini bukti bahwa KM bukan lagi
formalitas administratif, tapi telah menyatu sebagai bagian integral dari
budaya kerja sehari-hari, di mana pengetahuan mengalir secara alami antar
anggota tim”. Ujarnya.
Afa dari BPSDM
menambahkan visi ke depan: "Keberlanjutan CoP di triwulan 4 harus fokus
pada integrasi dengan SKPD lainnya dehingga pengalaman protokoer bias dibagi ke
SKPD lainnya. “Dengan sharing session yang massif melalui CoP Protokoler
menjadi kuat dalam tacit menuju eksplisit dan , memastikan pengetahuan protokol
mendukung pelayanan publik yang lebih baik." Pesannya.
Kepala Pusdatin BPSDM
Pemprov DKI Jakarta, Andika Pratama, saat dihubungi terpisah menyampaikan bahwa
kegiatn CoP di Bagian Protokoler Pemprov DKI Jakarta menajdi ajang berbagi
pegetahan dan menghidupkan sharing session yang menjadi kebutuhan perkembangan knowledge
Management melalaui CoP di organisasi.
"Kami sangat mendukung berbagai upaya CoP
dalam sharing session seperti ini, karena KM adalah fondasi untuk membangun SDM
pemerintahan yang adaptif. Dengan mengubah pengalaman tacit menjadi dokumentasi
explicit, kita tidak hanya memperkuat keprotokolan, tapi juga menciptakan
ekosistem kolaborasi yang berkelanjutan. BPSDM siap berkontribusi melalui
integrasi data Pusdatin ke repositori KM, agar inovasi seperti ini terus
berkembang dan mendukung visi Jakarta sebagai ibu kota yang cerdas."
Tegasnya.
Kabag Protokol Ahmad
Thohari menambahkan, Biro Keprotokolan kini memiliki fondasi KM yang solid,
siap melangkah ke optimalisasi di melalui metrik evaluasi yang lebih tajam.
Acara ini awal dari gelombang inovasi yang akan mengubah cara para protokoler
bekerja, dari cerita lapangan menjadi strategi pemerintahan yang lebih efektif
dan inklusif. “Kami berharap pada TW 4 kegiatan selanjutnya diharapkan menjadi
inspirasi bagi seluruh OPD di Pemprov DKI terkait keprotokolan sehingga menjadi
langkah bergerak maju menjadi kota Global dan membuktikan bahwa pengetahuan adalah kunci
menuju Jakarta yang lebih maju.
