Kabar Nusantara - SURABAYA – Dosen Departemen Teknik Fakultas Vokasi Universitas Airlangga (UNAIR) menyelenggarakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat dengan judul “Penguatan Ketahanan Keluarga melalui Keselamatan Rumah Tangga dan Arsip Digital Keluarga” di Balai RW 9, Kelurahan Tambaksari, Kecamatan Tambaksari, Kota Surabaya, pada Jumat, 9 Oktober 2026.
Kegiatan yang diikuti oleh 49 warga ini menghadirkan edukasi mengenai mitigasi bencana, pengelolaan arsip keluarga, serta pemanfaatan teknologi digital untuk melindungi dokumen penting dari risiko kehilangan dan kerusakan.
Kegiatan ini menghadirkan tiga pemateri dengan bidang keahlian yang saling melengkapi. Ibu Afifatul Faizah, S.S.T.Ars. dari Asosiasi Arsiparis Indonesia membawakan materi “Mengelola Arsip Keluarga: Menata, Menyimpan, dan Menjaga Dokumen Penting agar Aman dan Mudah Ditemukan”.
Selanjutnya, Ibu Nasa Zata Dina, S.Kom., M.Kom.,M.Sc., Ph.D. dari Universitas Airlangga menyampaikan materi “Pemanfaatan Cloud Storage sebagai Solusi Pengamanan Dokumen Penting Keluarga dari Risiko Kehilangan dan Kerusakan”. Sementara itu, Bapak Tofan Agung Eka Prasetya, S.Kep., M.KKK., Ph.D. dari Universitas Airlangga membawakan materi “Siap Menghadapi Bencana: Mitigasi dan Kesiapsiagaan Keluarga”.
Materi mengenai mitigasi dan kesiapsiagaan keluarga, warga mendapatkan pemahaman mengenai pentingnya mengenali potensi bencana di lingkungan tempat tinggal serta melakukan langkah-langkah pencegahan sejak dini.
Salah satu risiko yang menjadi perhatian adalah kebakaran rumah tangga, yang dapat dipicu oleh korsleting listrik, kelalaian dalam menggunakan peralatan rumah tangga, maupun sumber api yang berada dekat dengan benda mudah terbakar. Warga diberikan edukasi mengenai langkah pencegahan, seperti memeriksa instalasi listrik secara berkala, menghindari penggunaan steker secara berlebihan, memastikan kompor telah dimatikan, serta menjauhkan sumber api dari jangkauan anak-anak.
Selain itu, kesiapsiagaan keluarga juga dapat dilakukan melalui penyusunan rencana evakuasi, penentuan titik kumpul, dan penyiapan tas siaga bencana yang memuat kebutuhan dasar serta dokumen penting keluarga.
Perlindungan dokumen keluarga tidak kalah penting dengan keselamatan fisik dalam membangun ketahanan keluarga. Dokumen keluarga seperti Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), akta kelahiran, buku nikah, ijazah, sertifikat tanah, serta dokumen kesehatan memiliki peran penting dalam berbagai kebutuhan administrasi.
Apabila dokumen tersebut hilang atau rusak akibat kebakaran, banjir, kelembaban, maupun kejadian lainnya, keluarga dapat menghadapi kesulitan ketika membutuhkannya kembali. Melalui materi pengelolaan arsip keluarga, warga diperkenalkan pada cara menata, menyimpan, dan menjaga dokumen penting agar lebih aman serta mudah ditemukan.
Pengelolaan arsip fisik dilakukan dengan mengelompokkan dokumen berdasarkan jenisnya, menyimpannya menggunakan map, dan menempatkannya di lokasi yang terlindung dari air maupun kondisi yang dapat menyebabkan kerusakan. Penataan yang baik membantu keluarga menemukan dokumen ketika diperlukan, sekaligus mempermudah proses pemeriksaan dan pemeliharaan arsip.
Pengelolaan arsip keluarga juga diperkuat melalui pemanfaatan teknologi digital. Dalam materi mengenai cloud storage, warga diperkenalkan dengan Google Drive sebagai salah satu pilihan untuk menyimpan salinan digital dokumen penting.
Materi mencakup langkah-langkah membuat folder khusus dokumen keluarga, memindai atau memotret dokumen, mengunggah berkas, serta mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori, seperti identitas, pendidikan, aset, kesehatan, dan keuangan. Penyampaian materi dilengkapi dengan praktik langsung agar warga dapat memahami penerapan pengelolaan arsip digital dalam kehidupan sehari-hari.
Melalui praktik tersebut, warga mempelajari cara membuat folder dan menyimpan dokumen digital menggunakan Google Drive. Salinan digital ini dapat menjadi cadangan ketika dokumen fisik hilang atau rusak, sekaligus membantu keluarga mengakses informasi saat dibutuhkan.
Aspek keamanan data turut menjadi perhatian dalam pengelolaan arsip digital. Warga mendapatkan edukasi mengenai penggunaan kata sandi yang kuat, pengaktifan verifikasi dua langkah, serta pembatasan akses saat membagikan dokumen kepada anggota keluarga. Langkah tersebut penting karena dokumen keluarga memuat informasi pribadi yang perlu dilindungi dari penyalahgunaan. Meskipun demikian, penyimpanan digital tidak menggantikan keberadaan dokumen asli yang tetap perlu dijaga dengan baik.
Selain penyampaian materi dan praktik, kegiatan ini juga disertai dengan survei kepada warga melalui kuesioner “Survei Masyarakat Penguatan Ketahanan Keluarga melalui Keselamatan Rumah Tangga dan Arsip Digital Keluarga di RW 9 Kelurahan Tambaksari Surabaya”.
Kuesioner tersebut memuat data demografi responden, meliputi jenis kelamin, usia, pendidikan terakhir, pekerjaan, dan jumlah anggota keluarga dalam satu rumah. Survei juga mencakup sejumlah aspek terkait keselamatan rumah tangga, pengelolaan arsip fisik atau manual, pengelolaan arsip digital keluarga, kesiapan keluarga, serta perilaku perlindungan keluarga.
Responden diminta memberikan penilaian menggunakan skala 1 hingga 5, mulai dari sangat tidak setuju hingga sangat setuju. Pengumpulan data ini menjadi bagian dari rangkaian kegiatan untuk memperoleh gambaran mengenai berbagai aspek ketahanan keluarga yang menjadi fokus pengabdian kepada masyarakat tersebut.
Melalui kegiatan ini, penguatan ketahanan keluarga diperkenalkan tidak hanya melalui kesiapsiagaan menghadapi bencana, tetapi juga melalui kesadaran mengelola dan melindungi dokumen penting. Perpaduan antara keselamatan rumah tangga, penataan arsip fisik, serta pemanfaatan penyimpanan digital diharapkan dapat menjadi bekal bagi warga dalam menjaga keamanan keluarga dan dokumen penting yang dimiliki.
